Rechtliches und Transparenz
Schutzmaßnahmen.
Stand:
English version1. Gegenstand und Reichweite
Diese Beschreibung benennt die in Reclyra implementierten Anwendungsmaßnahmen zum Schutz von Workspaces, Bewerbungen und zugehörigen Daten. Bei vertraglicher Einbeziehung gilt die dabei bezeichnete Fassung. Ein späterer Austausch dieser Seite ändert eine vereinbarte Fassung nicht automatisch.
Die beschriebenen technischen Kontrollen müssen zusammen mit dem konkreten Verarbeitungsumfang, den eingesetzten Dienstleistern und betrieblichen Maßnahmen betrachtet werden. Eine Anwendungsfunktion allein belegt weder die Zulässigkeit aller Datenkategorien noch die Angemessenheit für jeden besonderen Einsatzfall.
2. Authentifizierung und Sitzungen
Nutzer melden sich mit individuellen Konten an. Die E-Mail-Adresse muss bestätigt sein, bevor geschützte Workspacefunktionen genutzt werden. Die Passwortregistrierung verlangt mindestens zwölf Zeichen. Die Anwendung bietet Passwortwiederherstellung und widerruft bestehende Sitzungen bei einer erfolgreichen Zurücksetzung.
Anmeldungen, Registrierungen, Bestätigungs- und Wiederherstellungsanfragen unterliegen serverseitigen Zugriffslimits. Sitzungen haben eine begrenzte Gültigkeit und werden bei fortgesetzter Nutzung nach der konfigurierten Aktualisierungsregel erneuert. Sitzungscookies sind gegen das Auslesen durch Browser-JavaScript geschützt und werden auf der produktiven HTTPS-Domain gesichert übertragen.
Die hier beschriebenen Kontrollen umfassen keine Zusage einer bereits verfügbaren oder erzwingbaren Mehrfaktor-Authentifizierung für Produktkonten.
3. Mandantentrennung und Berechtigungen
Die Anwendung ordnet Daten einem Unternehmens-Workspace zu und prüft Mitgliedschaft, Rolle und gegebenenfalls Stellenzuordnung serverseitig. Eine im Browser ausgeblendete Funktion ersetzt diese Prüfung nicht. Eine Plattformadministrationsrolle allein berechtigt nicht zum Zugriff auf Bewerbungen eines fremden Workspaces.
Sensible schreibende Anfragen prüfen außerdem die Herkunft des Aufrufs. Vom Client übermittelte Workspaceangaben werden nicht ungeprüft als Berechtigungsnachweis übernommen. Automatisierte Tests prüfen unter anderem fremde Datensatzkennungen, Rollen, Dateizugriffe, Exporte und Löschungen.
Der Datenbankzugriff der Anwendung verwendet begrenzte Runtime-Berechtigungen. Öffentliche Datenbankrollen erhalten keinen allgemeinen Zugang zu den Anwendungstabellen. Die Mandantenautorisierung liegt in der Anwendung; Row-Level-Security und Datenbankrechte sind ergänzende Schutzschichten und keine eigenständige Garantie einer benutzerbezogenen Mandantentrennung des Backendzugangs.
4. Private Bewerbungsdateien und Uploadgrenzen
Lebensläufe liegen in einem privaten Dateispeicher. Für den initialen Upload sind PDF und DOCX bis 3 MiB zugelassen. Die Anwendung prüft Größe, Typangaben und grundlegende Formatmerkmale; DOCX-Archive werden zusätzlich auf Struktur, Umfang und unzulässige Einträge begrenzt. Speicherpfade werden von der Anwendung erzeugt und validiert.
Der Download eines Lebenslaufs setzt eine aktuelle Berechtigungsprüfung voraus. Anschließend wird eine kurzlebige Downloadberechtigung ausgegeben; die derzeitige Gültigkeit beträgt 60 Sekunden. Bereits übermittelte Berechtigungen und heruntergeladene Kopien sind gesondert zu schützen.
Für nachgereichte Dokumente gelten eigene Größen- und Mengenbegrenzungen. Direkte Uploadberechtigungen sind zweckgebunden und zeitlich begrenzt. Der Dokumentstatus unterscheidet noch nicht freigegebene Dateien von zur Nutzung freigegebenen Dateien. Dieser Quarantänestatus und die Formatprüfung sind kein Nachweis einer tatsächlichen Schadcodeprüfung.
5. Übertragung und Geheimnisse
Die produktive Webanwendung wird über HTTPS bereitgestellt. Zugangsdaten für Datenbank, privaten Storage und externe Dienste werden in serverseitigen Komponenten verwendet. Diese Geheimnisse werden nicht als öffentliche Browserkonfiguration bereitgestellt.
Bei einer verfügbaren Kalenderverbindung werden gespeicherte OAuth-Zugriffsgeheimnisse verschlüsselt und dem jeweiligen Workspace, Mitglied und Anbieter zugeordnet. Der Verbindungsaufbau prüft einen begrenzten Rückrufzustand; fehlende Schutzkonfiguration verhindert diesen Verbindungspfad.
Die Anwendungsmaßnahmen ersetzen keine gesonderte Prüfung der Verschlüsselungs-, Zugriffs- und Sicherungsmaßnahmen bei den jeweiligen Infrastruktur- und Kommunikationsdiensten.
6. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
Fachliche Änderungen, Exporte und Downloads werden mit den für den Vorgang erforderlichen Zuordnungen und Zeitstempeln protokolliert. Löschaufträge und deren Abschluss erhalten begrenzte Nachweise ohne Bewerbungsinhalte. Die Runtime-Datenbankrolle kann die dafür vorgesehene Audit-Historie ergänzen und lesen, aber nicht nachträglich ändern oder löschen.
Interne Erwähnungen speichern die Zuordnung zu einer Notiz und zu einem berechtigten Empfänger sowie Erstellungs- und Lesezeitpunkt. Sie kopieren den Notiztext nicht in eine zusätzliche Nachricht und lösen keine externe E-Mail aus. Zugriffsrechte werden beim Abruf erneut berücksichtigt.
Diese fachliche Protokollierung ist keine lückenlose Erfassung jedes administrativen Infrastrukturzugriffs. Aufbewahrung und Zugriff auf darüber hinausgehende Provider- und Sicherheitsprotokolle sind gesondert zu bestimmen.
7. Export und bestätigte Löschung
Owner und Administratoren eines Workspaces können strukturierte Bewerberdaten exportieren. Für die Löschung einer einzelnen Bewerbung werden aktuelle Berechtigung, Bewerbungsversion, Löschvorschau und ausdrückliche Bestätigung geprüft. Die zugehörigen Bewerbungsdaten, Notizen und Erwähnungen werden entfernt; andere Bewerbungen derselben Person bleiben erhalten.
Die Entfernung privater Dateien erfolgt nach der Datenbanklöschung über einen dauerhaften Auftrag. Fehler lassen den Auftrag sichtbar und wiederholbar. Bei zuvor ausgestellten Direktuploadberechtigungen folgt nach deren Gültigkeitszeit eine gesonderte Abschlussbereinigung. Relevante parallele Schreibvorgänge werden mit dem Löschablauf abgestimmt.
Aktive Analyseverarbeitung und noch nicht bestätigt abgesagte externe Kalenderereignisse können eine Löschung blockieren. Solche Blocker werden vor der Ausführung geprüft. Bereits ausgegebene Inhalte, zugestellte E-Mails und Provider-Backups werden durch die lokale Bewerbungslöschung nicht automatisch zurückgerufen.
Aufbewahrungsfristen sind standardmäßig nicht gesetzt. Die konfigurierbare Frist erzeugt ab dokumentierter Absage eine Vorschau; sie löst keine automatische Bewerbungslöschung aus. Eine Ausnahme von der Vorschau verhindert keine ausdrücklich bestätigte manuelle Löschung und ist kein umfassender Legal Hold.
8. Maßnahmen für die KI-Analyse
Der beschriebene Analysepfad verwendet extrahierten Dokumenttext und stellenbezogene Kriterien. Bestimmte erkannte Kontakt- und Personenangaben werden vor der Übermittlung ersetzt. Eine vollständige Anonymisierung wird dadurch nicht erreicht.
Die Anwendung verlangt strukturierte Ergebnisse mit Belegen und Fundstellen. Technische Prüfungen kontrollieren, dass verwendete Zitate im Dokument vorkommen. Fehlende eindeutige Angaben werden als unklar behandelt; ein technischer Quellenabgleich beweist keine inhaltlich fehlerfreie Interpretation.
Modell-, Prompt- und Kriterienversionen sowie menschliche Kriterienkorrekturen werden nachvollziehbar gespeichert. Die Analyse löst keine automatische Einstellungs- oder Ablehnungsentscheidung aus. Eine menschliche Letztentscheidung ersetzt die notwendige Prüfung der Rechtsgrundlage und möglicher diskriminierender Kriterien nicht.
Modellentwickler, Gateway und tatsächlich ausführender Inferenzanbieter sind zu unterscheiden. Die bestehende Modellkonfiguration allein bestätigt weder eine vollständige Empfängerliste noch EU-only-Verarbeitung, Aufbewahrungsfreiheit oder einen abgeschlossenen Anbieterfreigabeprozess.
9. Entwicklung und technische Prüfungen
Quellcode und Datenbankänderungen werden versioniert. Entwicklung und automatisierte Tests verwenden getrennte lokale Datenbanken und synthetische Prüfdaten. Die Tests decken unter anderem Authentifizierung, Workspace- und Stellenrechte, Uploadgrenzen, Datenexport, bestätigte Löschung und Fehlerwiederholung ab.
Lokale Tests und ein erfolgreicher Build sind vom Nachweis des produktiven Betriebs zu unterscheiden. Providerkonfiguration, externe Zustellung, geplante Bereinigungsaufrufe und Wiederherstellungsverfahren brauchen eigene Betriebsbelege. Eine unabhängige Zertifizierung oder ein regelmäßig durchgeführter externer Penetrationstest wird mit dieser Beschreibung nicht zugesagt.
10. Betriebliche Abstimmung und Nachweise
Lebensläufe und eingereichte Zusatzdokumente werden vor ihrer Freigabe durch ClamAV in einer isolierten, kurzlebigen Vercel-Sandbox in Frankfurt geprüft. Während der Dateiprüfung ist ihr Netzwerkzugriff gesperrt; es werden keine Snapshots der Bewerbungsdateien angelegt. Hash- und Versionsprüfungen binden Download und KI-Verarbeitung an den geprüften Dateiinhalt. Technische Fehler, ausstehende Prüfungen und abgelehnte Dateien bleiben gesperrt. Eine vollständige Erkennung aller Schadprogramme wird nicht garantiert.
Die in dieser Fassung beschriebenen Anwendungsmaßnahmen enthalten keine garantierten Wiederherstellungszeiten, Sicherungsrotationen oder 24/7-Bereitschaften. Solche Leistungen dürfen nur auf Grundlage konkret vereinbarter und nachgewiesener Betriebsmaßnahmen zugrunde gelegt werden.
Erfordert der konkrete Auftrag zusätzliche Schutzmaßnahmen, sind diese einschließlich Zuständigkeiten und Nachweisen vor Aufnahme dieser Verarbeitung abzustimmen und umzusetzen. Eine allgemeine TOM-Beschreibung ersetzt nicht die nach Art. 32 DSGVO erforderliche risikobezogene Bewertung.
Anfragen zu Maßnahmen und auftragsbezogenen Nachweisen können an privacy@reclyra.app gerichtet werden. Vertrauliche Hinweise auf Sicherheitsprobleme nimmt security@reclyra.app entgegen. Für die erste Meldung genügen betroffene Funktion, Beobachtung, Zeitpunkt und Kontaktmöglichkeit; Zugangsdaten oder vollständige fremde Bewerbungsunterlagen sollen nicht mitgesendet werden.