Reclyra im Arbeitsalltag
Vom ersten Interesse bis zum nächsten Gespräch.
01Stellen & Karriere
Ein klarer Weg von eurer Website zur Bewerbung.
Beschreibt die Stelle, legt interne Muss- und Kann-Kriterien fest und veröffentlicht das Angebot auf eurer Karriereseite. Bewerbungen landen direkt bei der passenden Stelle.
Mit eurem Unternehmen als Absender
Logo, Markenfarbe, Unternehmensbeschreibung und Kontakt geben der Karriereseite einen erkennbaren Rahmen. Bewerbende sehen, bei wem sie sich bewerben.
Deutsch und Englisch
Pflegt Stellen- und Karrieretexte in beiden Sprachen. KI-Übersetzungsentwürfe für Stellenanzeigen unterstützen euch ab Growth; ihr prüft und veröffentlicht die Texte selbst.
In die bestehende Website einbinden
Bindet die veröffentlichte Stellenliste ein oder verlinkt eure Karriereseite. Der Bewerbungsweg bleibt in Reclyra – eure Website muss dafür nicht neu aufgebaut werden.
02Bewerbungen
Die richtige Bewerbung finden. Den ganzen Vorgang sehen.
Wechselt zwischen Liste und Kanban-Ansicht. In der Bewerberakte bleiben Lebenslauf, angeforderte Unterlagen, Nachrichten und Teamnotizen bei der jeweiligen Bewerbung.
Gezielt suchen und filtern
Sucht nach Name oder E-Mail und grenzt nach Stelle, Phase oder Zeitraum ein. Manuell belegte Angaben zu Wohnort und relevanter Erfahrung helfen bei der weiteren Auswahl; fehlende Angaben bleiben unbekannt.
Den nächsten Schritt nachvollziehen
Seht die aktuelle Phase und den bisherigen Verlauf. Eine interne Änderung ersetzt keine Nachricht an Bewerbende – den nächsten Schritt teilt ihr bewusst mit.
Kundenservice · Beispielstelle
Alle Phasen
- Neu
Alex Beispiel
Eingang: 24. Oktober
- In Prüfung
Sam Muster
Eingang: 23. Oktober
- Interview
Kim Demo
Eingang: 22. Oktober
Eine Stelle, drei Bewerbungen, unterschiedliche nächste Schritte.
03KI & Belege
Eine Einschätzung ist hilfreicher, wenn der Beleg danebensteht.
Nach erfolgreicher Dateiprüfung gleicht die KI lesbaren Lebenslauftext mit euren Stellenkriterien ab. Ihr bekommt eine Grundlage für die Sichtung und prüft sie am Original.
Kriterien statt Gesamteindruck
Pro Kriterium zeigt Reclyra erfüllt, nicht erfüllt oder unklar. Belegte Aussagen verweisen auf die zugehörige Textstelle.
Offene Angaben bleiben offen
Ein fehlender Beleg ist keine fehlende Fähigkeit. Klärt die Information im Gespräch oder über eine gezielte Rückfrage. Berechtigte Personen können Ergebnisse mit Begründung korrigieren.
Die Entscheidung bleibt bei euch
Die KI spricht keine Zu- oder Absage aus. Ihr besprecht die Belege, stellt Rückfragen und entscheidet über den nächsten Schritt.
Alex Beispiel · Kundenservice
Englisch im Kundenkontakt
ErfülltFundstelle im Lebenslauf
Betreuung englischsprachiger Geschäftskunden per Telefon und E-Mail.
Erfahrung mit dem eingesetzten Ticketsystem
UnklarDie Unterlagen enthalten dazu keine eindeutige Angabe. Im Gespräch klären.
Beleg und offene Frage getrennt prüfen. Die Auswahl trifft das Team.
Analysen nutzen euer verfügbares Kontingent; die manuelle Bearbeitung bleibt möglich. Texterkennung unterstützt gescannte PDFs mit bis zu fünf Seiten. Schlecht lesbare Unterlagen benötigen eine manuelle Prüfung.
04Rückfragen & Nachrichten
Fehlendes klären, ohne den Zusammenhang zu verlieren.
Eine fehlende Angabe muss den Vorgang nicht zum Stillstand bringen. Formuliert, was ihr braucht, und haltet Anfrage und Antwort an der Bewerbung fest.
Unterlagen gezielt nachfordern
Fragt einzelne Angaben, Auswahlantworten oder mehrere Dokumente über einen persönlichen Link an. Bewerbende sehen die konkrete Anforderung und können sie dort beantworten.
Aus der Bewerbung heraus schreiben
Nutzt Vorlagen oder persönliche Nachrichten. Eingehende Textantworten können der Bewerbung zugeordnet werden. Für neue Anhänge verwendet ihr die geschützte Dokumentanfrage.
Eigene E-Mail-Vorlagen sind ab Growth verfügbar. Die Kommunikation an der Bewerbung ist keine allgemeine Synchronisation eurer Gmail- oder Outlook-Postfächer.
05Interviews
Aus einer Einladung wird ein konkreter Termin.
Legt Interviewart, Dauer und Verfügbarkeit fest. Ladet zu einem festen Termin ein oder lasst Bewerbende über einen persönlichen Buchungslink wählen.
Terminwahl und Änderungen
Bewerbende können ihren Termin über den persönlichen Link verwalten, umbuchen oder absagen. Datum, Gesprächsformat und Kontakt bleiben Teil der Einladung.
Vor Ort, telefonisch oder per Video
Plant das passende Format. Mit einem geeigneten verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender könnt ihr Google Meet oder Microsoft Teams nutzen.
Verfügbare Zeiten berücksichtigen
Der Konfliktcheck berücksichtigt belegte Zeiten im eigenen verbundenen Hauptkalender. So könnt ihr eure Interviewverfügbarkeit mit den dort eingetragenen Terminen abstimmen.
Alex Beispiel · Kundenservice
- Termin
- 29. Oktober · 10:00–10:30 Uhr
- Gesprächsformat
- Google Meet
- Kontakt
- Robin Muster · Recruitingteam
Termin gebucht
Termin und Kontakt zusammen. Änderungen über den persönlichen Buchungslink.
In den Standardtarifen einschließlich Pilot verfügbar. Ein geeignetes Konto, gegebenenfalls eine Lizenz und die Zustimmung eurer Administration sind erforderlich. Änderungen und Antworten außerhalb von Reclyra werden nicht vollständig zurückgespiegelt.
06Team & Überblick
Gemeinsam prüfen, mit passenden Zugriffsrechten.
Beteiligt die Personen, die eine Stelle besetzen. Rollen und Stellenzuweisungen steuern den Zugriff; Teamnotizen und Erwähnungen unterstützen die Abstimmung.
Beobachtungen zusammenführen
Haltet Rückmeldungen in der Akte fest. Ab Growth könnt ihr zwei bis fünf Bewerbungen derselben Stelle anhand ihrer Kriterien vergleichen.
Gespräche vorbereiten und Daten exportieren
Ein Gesprächssteckbrief lässt sich als PDF herunterladen. Strukturierte Datenexporte unterstützen die Weitergabe und Auskunft im vorgesehenen Berechtigungsrahmen.
Den Ablauf im Blick behalten
Kennzahlen zeigen Bewerbungseingänge, Pipeline, Interviews und die Zeit bis zur ersten Bearbeitung. Quellenangaben stammen aus markierten Links oder manueller Erfassung; ohne Angabe bleibt die Herkunft offen.
Für spätere Stellen: der Talentpool
Ladet passende Personen ausdrücklich zur zusätzlichen Aufbewahrung ein. Im Talentpool erscheinen nur Bewerbende mit aktiver Zustimmung; sie gilt für 180 Tage und endet bei Ablauf oder Widerruf.
Mehr zu Sicherheit und Datenschutz07Für Bewerbende
Auch auf der anderen Seite bleibt der nächste Schritt verständlich.
Eine Bewerbung braucht kein eigenes Konto. Der persönliche Bewerbungslink führt zu den Informationen und Aufgaben, die ihr der Person mitgeteilt habt.
Der persönliche Bewerbungslink
Bewerbende sehen den mitgeteilten Stand, offene Dokumentanfragen und ihre Termine. Interne Notizen oder KI-Ergebnisse werden darüber nicht sichtbar.
Ein freiwilliges privates Konto
Wer möchte, bündelt ausdrücklich zugeordnete Bewerbungen und verwaltet bis zu drei private Lebensläufe. Die Dateien bleiben privat und werden nicht an Unternehmen weitergegeben.
Ihr möchtet diese Abläufe im Softwarevergleich prüfen? Nutzt die fünf Prüffälle und die Vergleichsvorlage.
Was ihr vor dem Einstieg wissen möchtet
Können wir unsere vorhandene Website behalten?
Ja. Veröffentlicht eure Stellen in Reclyra und bindet die Stellenliste in eure Website ein oder verlinkt die vollständige Karriereseite. Der Bewerbungsweg bleibt bei der jeweiligen Stelle. Eine Anleitung findet ihr unter Karriereseite einbinden.
Welche Funktionen hängen vom Tarif ab?
Die Tarife unterscheiden sich unter anderem bei gleichzeitig aktiven Stellen, Teamgröße und Analysekontingent. KI-Übersetzungsentwürfe, der Kriterienvergleich mehrerer Bewerbungen und eigene E-Mail-Vorlagen sind ab Growth verfügbar. Die Preisübersicht zeigt den aktuellen Umfang.
Entscheidet die KI, wer weiterkommt?
Nein. Die KI unterstützt den Kriterienabgleich mit Belegen und offenen Angaben. Euer Team prüft die Unterlagen, klärt Rückfragen und trifft die Entscheidung. Mehr dazu unter KI-Lebenslaufanalyse.
Brauchen Bewerbende ein Konto?
Nein. Bewerbung, Dokumentnachforderung und Terminbuchung funktionieren über die jeweiligen Bewerbungs- und persönlichen Links. Ein privates Bewerberkonto ist freiwillig und ersetzt diese Wege nicht.
So könnte euer Team mit Reclyra arbeiten.
Geht in einer persönlichen Demo durch Stellen, Bewerbungen und Interviews. So könnt ihr prüfen, wie Reclyra zu eurem Team und euren Abläufen passt.